一、怎样理解受控文件

　　什么是受控文件呢?顾名思义，受控文件就是指在使用和存放方面受到控制的文件。
　　这类文件在管理中要求不得随意更改、丢失，不得随意带离检定场地，而且，还要保证所使用的受控文件必须是适时有效的。

　　那么，受控文件包括哪些呢?它包括能够保证实验室质量管理体系正常运行所需要的所有文件(外部的或内部制定的)，例如:法律、法规、规章、其他规范性文件、检定规程、校准规范、检测方法、检验规则、标准以及图纸、软件、规范、作业指导书和质量手册等。

　　二、文件受控的意义

　　受控文件是用来指导实验室开展工作的有力依据和法规，实验室所从事的工作，不能凭主观臆造，必须严格按照受控文件的相关规定来进行，这样才能保证工作有章可循，所传递的数据准确可靠。如果对技术文件保管不善，使技术文件的有关数据损坏或丢失，将使工作人员无法判断测量数据的准确性，无法判定被测产品的技术性能，从而给工作带来不必要的麻烦。因此，实验室所使用的技术文件对于其工作起着至关重要的作用。我们必须对所使用的技术文件实施严格管理，保证技术文件的准确性、可靠性和适时有效性。

　　三、造成失控的原因

　　为什么会造成受控文件的失控呢?笔者认为主要是以下几个方面的原因:

　　1.管理不严
　　很多主观原因和客观原因使这一管理工作从整体上看做得不够理想，不够细致。因此，出现了受控文件在购置、发放、使用、作废、回收等方面的失控问题。

　　例如:根据工作的需要，实验室调整组织机构而出现管理人员的变更，新管理者对以往管理业务的不熟悉或对质量管理体系运作情况不完全了解，就难免出现工作做得不到位，甚至造成工作的失误。再有，管理者在工作中抹不开情面，不能坚持原则，对有些事情听之任之，甚至认为受控文件管理工作无足轻重，得过且过。诸如此类，使管理工作不能得到严格落实，不能正常地按照质量管理体系运作。

　　2.个人观念
　　由于受传统观念的影响，人们总是希望从自己过去所从事的工作中积累和保存一些技术资料，以便于日后使用或查阅，因此，喜欢保留自己所使用的技术文件。这种做法主观愿望是好的，但是，随着时间的推移，过去所保存的有一定时间性的甚至是对新工作的指导有局限性的技术文件，如果管理不慎或信息不及时、准确，就可能会在不该出现的场合出现或使用，甚至会出现用已经作废的文件指导工作等现象。更有甚者，有些人把一些技术资料据为己有，给工作带来不必要的损失或给后人带来判断上的迷茫。

　　四、解决失控的办法

　　要解决受控文件失控问题，首先必须加强学习，提高工作人员的素质，强化人们的管理意识，使每一个人真正认识到受控文件在实际工作中的地位和重要性，形成自觉遵守规章制度的氛围。

　　其次采用微机技术加强管理，解决受控文件的失控问题。

　　由于社会的进步，微机设备及相关的软件技术参与办公已被人们认可和接受，并以较高的速度发展，普及到工作中的每一个环节。取消过去那种实验室现场保存所使用的一切技术文件的管理方式，倡导并推行通过微机进行检索、查阅所需技术文件的现代化工作方法。

　　实验室将统一购置和管理的最新技术文件，及时、准确、无误地通过一定的技术手段输入到微机中，并进行微机分类管理。借助单位微机局域网络，使各个网络的终端可以非常便捷地查阅、检索各种所需技术文件。

　　管理部门负责适时准确对技术文件进行查新、替换，任何部门或个人不得随意使用外来文件，如确因工作要求必须使用外来文件时，必须征得管理部门同意，并将相关技术文件的数据输入微机后，通过微机查阅。

　　综上所述，实验室运用微机技术采取集中统一的管理办法，通过对技术文件进行统一的购置、发放、作废、回收，使管理工作更能适应质量管理体系的要求。同时，也减少了管理工作中的一些环节，实行专人专管，完全可以保证技术文件的准确可靠。在保证技术文件得到严格控制的同时，还可以节省经费，减少购置数量。实践证明，此办法既解决了受控文件失控问题，又符合相关准则和规范的要求，应该得到广泛的应用。