准确可靠的环境监测计量器具，不仅可以保证监测数据的准确性、可比性，还为环境管理提供了有力的技术保障。因此，计量器具是保证环境监测质量的关键设备，而环境监测计量器具和设备的购买、安装调试、使用检测，直至停用报废都离不开档案管理。江苏省扬中市环境监测站在购好、用好、管好环境监测计量器具和设备的同时，切实加强了监测计量器具和设备的档案管理工作。

　　一、编制质量管理体系文件

　　《质量手册》是我站最高层次的质量管理文件，为此我们在手册中明确规定了站技术负责人应指导档案管理人员建立并保存对检测器具有重要影响的每一设备及其软件的记录。记录至少应包括设备及其软件的识别；制造商名称、形式标志、系列号或其他唯一标志；对设备是否符合规范的核查；当前的处所；制造商的说明书，存放地点；所有校准报告和证书的日期、结果及复印件，设备调整、验收准则和下次校准的预定日期；设备维护计划，以及已进行的维护；仪器设备操作保养维护规程；设备的任何损坏故障、改装或修理等。在此基础上，我们还编制了《仪器设备的控制和管理》、《记录和档案管理》程序文件及《仪器设备操作规程》的作业指导书。程序文件着重对《质量手册》中规定的记录内容作了具体的要求；作业指导书主要编写了仪器设备的详细操作步骤、注意事项及设备环境条件的要求等。

　　二、加大档案管理硬件投入

　　站领导非常重视档案管理硬件的投入，利用通风透气性好(约80平方米)的房子建立档案室，投资近4000元购置了统一标准的档案柜，并设有兼职档案员，要求档案员每年至少参加1～2次省、市举办的档案管理及计量培训班的学习。在此基础上我站购置了6000多元的档案软件，配置了专门用于档案管理的电脑和打印机。目前我站的档案管理已经做到标准化和现代化。

　　三、强化计量器具和设备的档案管理

　　1.管理要求方面
　　我站先后制定了一系列档案、计量器具和设备的管理措施。要求管理人员不断提高自身水平，特别是现代化管理水平。人员调离时要办交接手续，以防资料丢失；严格档案借还手续，借出资料须经站领导审核同意、并登记；加强档案图片资料的管理。

　　2.人员素质方面
　　我站要求每个操作监测仪器设备和技术人员持证上岗。

　　3.档案管理
　　(1)我站按计量门类把计量器具和设备分七大类:即长度、热学、力学、电磁学、无线电学、声学、物理化学。采用计算机分类管理、统一编号，做到一机一档，将仪器的申请批复、购置合同、验收合格报告、仪器使用说明书、维修说明书、出厂合格证，使用保养登记本和操作规程，仪器的履历本、报废申请单，计量器具总台账、强制检定计量器具管理目录，计量器具周期检定表、计划表，计量器具溯源图，检定证书等资料、凭证存放在档案盒内，档案盒贴上分类标号，然后存放在档案柜内。

　　(2)对在用仪器、设备、量具实施“绿、黄、红”校准状态三色标志管理；准备一机一本的“仪器使用登记本”，要求操作人员详细记录使用情况、异常情况，以及维护保养等内容。

　　(3)档案管理员详细记载每台仪器放置的地点、房间号、保管人等内容。长期以来，我站通过加强计量器具和仪器设备的档案管理，避免了盲目淘汰与购置，避免了因购进不合格产品给环境监测结果带来的不良后果。

　　加强环境监测计量器具和设备的档案管理，不仅有利于仪器设备档案资料保管的完整性、掌握仪器设备运行状况、为仪器设备维修提供可靠的依测工作的顺利进行。