北京市计量检测科学研究院　李红

　　一、科研档案的含义及科研档案的形成

　　科研档案是指在科学技术研究过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式载体的文件材料。结合计量工作，科学技术研究过程是指在科研项目研发、计量标准(检定)装置的研发或技术改造、制定或修订国家计量检定规程等工作的过程。

　　“文件材料”看似简单却包含了以下诸多方面的内容。在科研准备阶段，文件材料包括科研课题审批文件、任务书、委托书、开题报告、调研报告、方案论证和协议书、合同等文件。在研究实验阶段，文件材料包括各种载体的重要原始记录，实验报告，计算材料，专利申请的有关文件材料，设计文件、图纸，关键工艺文件，重要的来往技术文件等。在总结鉴定验收阶段，文件材料包括工作总结，科研报告、论文、专著，参加人员名单，技术鉴定材料，科研投资情况，结算材料等。在成果和奖励申报阶段，文件材料包括成果和奖励申报材料、审批材料、推广应用的经济效益和社会效益证明材料等。在推广应用阶段，文件材料包括推广应用方案、总结，扩大生产的设计文件、工艺文件，生产定型鉴定材料，转让合同，用户反馈意见等。

　　对于计量标准(检定)装置的研发工作建档，除以上内容外，还包括计量标准考核规范中提出的十几项内容，由此组成一部完整的科研档案。   

　　二、科研档案的作用

　　1.真实记录科学技术研究活动
　　一部完整的科研档案能够准确表达一项计量标准从设想、调研、申报、实施到建立的整个过程，可以追溯部分计量历史，是计量工作在技术上的一种财富积累。科学技术研究活动的真实记录亦能保证科研负责人或科研工作小组的知识产权的有效性。

　　2.为编史修志提供服务
　　科研档案工作的首要任务和最终目的就是服务，我国科研档案工作长期以来坚持“按专业实行集中统一管理”的科学管理体制，在国家体制改革、科研单位所有制多样化的新形势下变得越来越脆弱，科技档案工作管理的缺位现象日渐严重。完整的、真实的、准确的每一部科研档案，以及档案中保存的历史档案(纸质档案材料和照片档案)，为编史修志的工作提供了无法替代的、大量的数据和支持性材料，起到了极其重要的作用，也是对科研工作和科研工作者的极大尊重。   

　　三、全员重视、完善科研档案的管理体制

　　档案制度实行由科研课题(项目)负责人主持立卷归档的责任制。每项科研项目(包括中断或取得负结果的项目)完成或某部分结束后，对所形成的科研文件材料加以系统整理，经审查验收后归档。科研人员应负责科研文件材料的形成、积累、立卷、归档。科研文件材料应在科研项目完成后及时归档，并且归档的科研文件材料必须是原件(定稿)，根据需要可复制若干份。实施项目跟踪服务科技档案工作做起来之所以有一定难度，思想上不够重视是主要原因之一。

　　近年来加强了科研的力度，归档项目有所增加。如果想申报某个科研项目，避免走弯路，需要了解这个项目目前已达到的水平，就可到档案室查阅这个项目的全部材料，借鉴曾有的经验教训、曾获得的奖项、参加人员、应用前景等。

　　所以只有全员重视，才能保证科研工作档案完整，归档工作及时，而这也是做好科研档案的基础。

　　另外，档案是历史的真实记录，也为领导科学决策和科学管理提供了重要的参考和依据。要树立先进的管理思想，学习科学的管理理论，继而采用与之相适应的组织机构、组织行为、管理方法和手段，不断完善科研档案的管理体制。